Szkolenia dla firm - 3073 szkolenia dla firm
Szkolenia dla firm

Strona główna

Kontakt

Dodaj szkolenie

Polecamy

Interesujące konferencje w Warszawie

Interesujące Konferencje we Wrocławiu

Konferencje naukowe w Sopocie

Ciekawe konferencje w Krakowie

Górskie krajobrazy najlepsze na konferencje

Zobacz więcej

Jak usprawnić przebieg spotkania biznesowego.

 

Jak usprawnić przebieg spotkania biznesowego.

Fot. http://www.freedigitalphotos.net

Czas jaki mamy do wykorzystania jest dla każdego stały. Godzina nie może się wydłużyć w nieskończoność, bo ma dokładnie tylko 60 minut, a każda minuta to dokładnie 60 sekund. Czasu nie można cofnąć ani zmagazynować na zapas, nie da się go sprzedać ani kupić i co najgorsze – czas wciąż upływa.

Dlaczego tak ważne jest szanowanie czasu swojego i wszystkich ludzi, zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym? Bo nie można zawrócić i zrobić czegoś jeszcze raz, ale można od jutra zacząć robić coś w bardziej racjonalny sposób.
Z doświadczenia wynika, że przeciętni managerowie poświęcają na zebrania i narady aż 20% – 60% swojego czasu.
Ponieważ liczne badania dowodzą również, że czas ten jest nieefektywnie wykorzystywany, wielu managerów w pewnym momencie kariery zawodowej decyduje się na doskonalenie swoich umiejętności zarządzania czasem i bierze udział w licznych szkoleniach i treningach z tego zakresu.

Jeśli w obowiązki managera jest wpisane uczestnictwo i organizowanie dużej ilości zebrań/spotkań biznesowych, należy zwrócić szczególną uwagę, aby nie były one postrzegane jako strata czasu.


Zaplanowanie spotkania



Planowanie codziennej pracy i przedsięwzięć długoterminowych oznacza zawsze zysk na czasie oraz więcej swobody. Kto poświęci dziennie 10 minut na planowanie, może zaoszczędzić 2 godziny.

Wielu pracowników na samą myśl o kolejnym zebraniu odczuwa poirytowanie, czasem nawet stres.
Jednak przecież można próbować coś z tym zrobić. Przede wszystkim warto porozmawiać z pracownikami i zachęcić ich do uczestnictwa w zebraniu długo przed planowanym spotkaniem. Dzięki temu porządek obrad może być ustalony bardziej sensownie i pod kątem oczekiwań uczestników. Wszyscy będą mieli możliwość przygotować się merytorycznie do zebrania dzięki otrzymanemu planowi obrad. Na pewno pomysł organizacji zebrania po godzinach pracy z góry skazany jest na porażkę.
Ciekawym rozwiązaniem przy planowaniu krótkich zebrań może być organizowanie ich na stojąco lub o niezwykłej porze, np. o 9.47 czy 14.09 (uniknąć można wtedy przeciągania spotkania i spóźniania się uczestników).

zdjecie
Fot. http://www.freedigitalphotos.net



Indywidualny odbiór informacji



Nie można zapominać, że zebranie ma na celu przekazanie tej samej informacji wielu osobom w tym samym czasie. Ale przecież każdy z uczestników zebrania może zapamiętać zupełnie inaczej jego przebieg i treść, a większość i tak zapominają chwilę po opuszczeniu sali.

Dlatego trzeba zadbać również o to, by informacje, które mają być przekazane podczas spotkania były dokładnie wyselekcjonowane. W przeciwnym razie z „szumu informacyjnego” uczestnicy nie będą w stanie wybrać najistotniejszej treści.

Idealna byłaby sytuacja, gdyby można było się zajmować informacjami ważnymi z punktu widzenia rozwiązywania indywidualnych problemów i osiągania indywidualnych celów. Jednak ideał ciężko osiągnąć, a każdy mimo wszystko przyswaja wiele informacji nieistotnych, nieważnych.


Niezbędne warunki i atmosfera spotkania



Nie mniej znaczące od zaplanowania spotkania jest zadbanie o jego odpowiednią atmosferę:

- sala, w której będzie się ono odbywać, powinna być dobrze oświetlona i posiadać sprawną wentylację,

- potrzebne będą kartki, długopisy oraz woda,

- jeśli spotkanie ma być dłuższe niż 90 minut, należy pamiętać o krótkiej przerwie w połowie – zapewni to lepszą koncentrację uczestnikom do samego końca,

- ważne jest punktualne rozpoczęcie spotkania – punktualność obowiązuje zarówno organizatorów, jak i uczestników. Dla spóźnialskich mogą być przewidziane na przykład kary pieniężne – wrzucenie do skarbonki tyle złotych, ile minut wynosiło spóźnienie.

- dzięki planowi obrad możliwe będzie czuwanie nad ich prawidłowym przebiegiem. Informacja ile orientacyjnie czasu jest przeznaczone na kolejne punkty, znacznie pomoże skrócić zbyt długie
dyskusje.

- na zachowanie prawidłowego przebiegu zebrania wpływ może mieć również przemawianie na stojąco

– trema wobec grupy skraca znacząco czas wystąpień.


Zakończenie zebrania



Na zakończenie można przeprowadzić zebranie uzupełniające z częścią uczestników. Dzięki temu organizator może wysłuchać opinii i wskazówek, które w przyszłości ulepszą formułę podobnych spotkań.
Data publikacji: 14.04.2014

 

Szczególnie polecane

Pałac Jugowice - Jugowice
Dla gości biznesowych przygotowano komfortową salę konferencyjną, która pomieści do 120 osób. Wyposażona jest w niezbędny sprzęt audio-wizualny. Hotelowa restauracja może przygotować przerwę obiadową dla uczestników wszelkiego rodzaju spotkań (...)
Hotel Wiktoria - Wiązowna
Pomieszczenia, które zostały przeznaczone do użytku konferencyjnego posiadają niezbędny sprzęt elektroniczny. Dodatkowo na terenie obiektu udostępniono darmowy Internet. W ofercie konferencyjnej znalazły się również smaczne przerwy kawowe czy obiadowe (...)
Hotel Santorini - Kraków
Dla gości biznesowych przygotowano trzy sale konferencyjne, które są w pełni wyposażone. Pierwsza z nich - Kominkowa - to największe pomieszczenie. Drugim z kolei pomieszczeniem jest Sala Lobby. Charakteryzuje się nowoczesnych wyposażeniem z nutami stylu greckiego (...)
Hotel Pałac Tarnowskich - Ostrowiec Świętokrzyski
W zabytkowych piwnicach pałacu przygotowano salę, która może pomieści do 60 osób. Natomiast na parterze znajduje się Sala Balowa, która będzie odpowiednia dla grupy ok. 180 uczestników. Dodatkowo w specjalnej drewnianej chacie w stylu myśliwskim znajduje się miejsce na konferencję dla 200 osób (...)
Pałac Wiśniewski - Piekary Śląskie
Obiekt przygotował dla klientów biznesowych dwie eleganckie sale konferencyjne. Sala Bankietowa przeznaczona jest do kameralnych spotkań w gronie 10-20 osób. Posiada owalny stół, kominek i część kuchenną (...)